内容証明郵便を出すなら知っておきたいテンプレートはこちら!

内容郵便

内容証明郵便は、郵便局が出したことを証明してくれる書類のことです。
今回の記事では、内容証明郵便の送り方や役割、料金、書く際のルールについて解説していきます。
様々な場面で活用することができるので、出し方やテンプレートなどについて知っておいて損をすることはないでしょう。

内容証明郵便について

内容郵便

内容証明郵便は、手紙をいつ預かって、いつ届けたかということを証明できる郵便物です。
つまり、発送したことは証明できますが、その内容までは保証してもらえるわけではないということになります。
では、そんな内容証明名郵便の送り方や役割、発送に必要な料金についてみていきましょう。

内容証明名郵便の送り方

内容証明郵便は、内容を証明してもらいたいと思っている手紙の原本、そしてそのコピーの2通を郵便局に持ち込みます。
コピーした方には、「この郵便物は▲年●月■日第○○号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します。日本郵便株式会社、郵便認証司」というハンコが押されます。
ただし、小包やはがき、写真といったものに関しては、内容証明郵便で受け付けてもらえないので注意が必要です。
書式に関しては、インターネット上で探すこともできるので用途に応じたテンプレートを選ぶことができます。

内容証明の役割

内容証明郵便の役割は、証拠として利用したり、心理的な圧力をかけたりといったものになります。
状況によっては弁護士が代理人となるのですが、そうなった場合はより相手に対して大きな圧力をかけることができます。
このことから、内容証明郵便の役割はとても重要だと言えるでしょう。

発送にかかる料金

発送するためには、料金がかかります。
電子内容証明サービスと郵便局の窓口のどちらかによって料金が変わるのであらかじめ知っておく必要があるのです。

・電子内容証明サービス
電子内容証明サービスの場合は、合計で1,470円かかります。
その内訳は、80円(基本料金)、15円(電子郵便料金)、365円(内容証明料金)、290円(謄本送付料金)、420円(書留郵便料金)、300円(配達証明料金)となっています。

・郵便局の窓口
郵便局の窓口から出す場合は、合計で1,220円かかります。
その内訳は、420円(内容証明料金)、80円(普通郵便料金)、420円(書留料金)、300円(配達証明料金)となっています。

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内容証明郵便を書く際のルール

内容郵便

内容証明郵便を書くためには、ルールを知っておく必要もあります。
どのようなルールがあるのかみていきましょう。

用紙

用紙に関しては、これといった決まりはありません。
手書きするのであれば、専用の用紙があるのでそれを買うと良いでしょう。
パソコンを使って作成する場合は、インターネット上にあるテンプレートをダウンロードして使用できます。

手書きにするかパソコンで作成するか

手書きとパソコンのどちらが良いという決まりもありません。
以前は手書きで作成する人が多かったですが、最近はパソコンを使って作成する人の方が多いです。
パソコンであれば簡単に複数枚作成できるというメリットもあるため、パソコンを使って作る人の方が多いのでしょう。

書式に関するルール

書式に関しては、ルールが決まっているので注意が必要です。

・縦書きの場合
縦書きの場合は、1行が20文字以内、1枚が26行以内と決まっています。

・横書きの場合
横書きの場合は、3つのパターンがあります。
1行が20文字以内、1枚が26行以内の書式、1行が13字以内、1枚が40行以内の書式、1行が26字以内、1枚が20行以内の書式です。

基本的には、横書きで1行が20文字以内、1枚が26行以内の書式を使用するケースが多くなっています。

2枚以上になる場合

場合によっては、1枚に収まらないこともあるため、2枚以上になってしまうこともあるでしょう。
そのような場合は、ページ間の契印を押さなければいけません。
契印は、記名の横にする押印と同じハンコを使わなければいけないという点も覚えておく必要があります。

書き間違えた時に修正する方法

万が一書き間違えてしまった場合は、間違えてしまったところに二重線を引いて消します。
そして欄外に「〇字削除」と書き、押印する必要があるのです。
ここで使うハンコも、記名の横にする押印や契印と同じものを使用します。
書き加えなければいけない場合は、二重線を引き、書き加えたい文章を追加します。
この時も欄外には「〇字削除、〇字加入」と書き、押印してください。
書き加えた文章が1行あたり20字を超えないようにすることも注意点の1つです。

電子内容証明郵便(e内容証明)という方法も

内容郵便

内容証明郵便には、ネット上から送ることができる電子内容証明郵便(e内容証明)というものもあります。
最後に、電子内容証明郵便がどのようなものかみていきましょう。

電子内容証明郵便と郵便局で出すことができる内容証明郵便にはいくつか違いがあります。
電子内容証明郵便の場合は、1ページあたりの文字数制限がないけれど5枚が限度と定められている押印や契印は必要ない24時間いつでも送ることができるから郵便局へ行かずに済むクレジットカードで料金を支払うケースが多いといった特徴があるのです。

パソコンを使って作成できるので、電子内容証明郵便ならではのメリットを享受することもできます。
メリットとして挙げられるのは、パソコンを使って作成できるから手書きよりも楽、24時間いつでも利用できる、郵便局に行かなくて良いので手間を省ける、枚数が多い場合は電子内容証明郵便の方がお得といった点です。
しかし、支払いがクレジットカード払いしかない、士業の職員を押すことができない、1枚だけの場合は割高になってしまう、Microsoft Wordで作成したフォーマットに限られているといったデメリットがあることも忘れてはいけません。

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まとめ

内容証明郵便は、郵便局が手紙をいつ預かって、いつ届けたかということを証明できる郵便物です。
きちんとルールを守って作成すれば、手書きでもパソコンで作成したものでも同じ効力を持ちます。
手書きの方は複数枚書かなければいけないため手間がかかってしまいますが、パソコンであれば簡単に複数枚作成できます。
しかし、手書きだと士業の職員を押すことができるのでより相手に対する心理的負担が強まりますが、パソコンで作成した場合はそれができません。
それ以外にも、双方にメリットとデメリットがあります。
そのようなメリット・デメリットを考慮しながら、テンプレートに沿って内容証明郵便を作成する必要があります。