会社を移転する場合、関係者に対するお知らせが必要不可欠です。
しかし、移転のお知らせは滅多にすることがないのでどのようにすればいいのか分からないというケースも多く見られます。
そこで今回は、移転のお知らせを書く際のポイントや例文をご紹介します。
目次
会社などを移転する場合お知らせは必須！
ビジネスの世界では、オフィスや社屋などが移転した場合、取引先の企業や顧客に対してお知らせをするのがマナーです。
なぜかというと、取引先などとは請求書のやり取りなどがあるからです。
顧客が会社を訪れる可能性も考えられるので、顧客に対しての連絡も忘れてはいけません。
取引先の中にはやり取りが少ない会社もあるでしょう。
そのような場合でも、自分たちの会社に関する情報を相手に知ってもらうことはとても大切なので必ず連絡しましょう。
信頼を失わないようにするためにも、できるだけ早い段階で伝えるのがマナーだと考えられています。
そのため、お知らせのタイミングは遅くても移転の1ヶ月前にはするようにしてください。
これは、ビジネスマナーであり取引先などに対する礼儀でもあります。
事後報告は言語道断です。
移転のお知らせのマナー
移転のお知らせをするのであれば、いくつか知っておくべきマナーがあります。
では、どのような点を押さえておくべきなのかみていきましょう。
挨拶状が基本の形
移転のお知らせは、挨拶状を使用するのが基本の形となっています。
挨拶状は、ただ連絡をするだけではなく、取引などをしてもらっていることに関する感謝の気持ちを伝えるという意味も込められています。
つまり、移転のお知らせとして挨拶状を送るのは礼儀ということになるのです。
正確な情報だけではなく、感謝の気持ちを伝えられるような丁寧な文面を意識することが重要になります。
メールでも問題ない事例
移転のお知らせは挨拶状を使用するのが基本となっていますが、取引先のスケジュールなどに多大な影響を及ぼす可能性がある場合は取り急ぎメールで伝えるという形でも問題ありません。
挨拶状だと郵送なので届くまでにタイムラグが生じます。
そのタイムラグが業務に影響を及ぼす可能性が高い場合は、挨拶状が届く前にメールで伝えるようにしましょう。
その方がトラブルも回避しやすくなります。
あらかじめメールでお知らせしておき、郵送もしておけば漏れなく伝わるというメリットも生まれます。
FAXでも問題ない事例
郵送だと相手に届くまでに時間がかかってしまうので、FAXで伝えるケースもあります。
メールと同じようにすぐ相手がチェックできる方法なので、FAXの方が良いと考える人もいます。
普段のやり取りがFAXメインならFAXで連絡をしても問題ないでしょう。
最近はSNSなどに明記するケースも増えている
近年企業がSNSアカウントを運用しているケースも増えつつあります。
SNSは、取引先や顧客だけではなく将来の顧客になる可能性を秘めた見込み客がたくさんいる場所です。
SNSでも会社移転のお知らせを書いておくとより多くの人に知ってもらえます。
コーポレートサイトを運営している場合は、そちらでのお知らせも忘れないようにしましょう。
コーポレートサイトは、既存の顧客や取引先だけではなく、これから顧客や取引先となる可能性がある人もチェックしている可能性があります。
そのため、SNSや運営しているサイトなども含めてきちんとお知らせを明記するようにしましょう。
移転のお知らせの例文
移転のお知らせは、基本的な書き方を知っておくことも重要なポイントになります。
続いては、移転のお知らせの例文をご紹介します。
文書でお知らせする場合
【記載する内容】
・件名
件名は、「オフィス移転のお知らせ」や「事務所移転のご案内」といったものが使われます。
デザインなどの都合で件名を入れない、ブランドイメージに合わせて英語（「MOVE」など）が使われるといったケースもあります。
・頭語、結語
移転を伝えるための挨拶状には、拝啓（頭語）と敬具（結語）を付けるのが一般的なマナーです。
・日付
日付には送付する日を書きます。
移転先で業務を始める1ヶ月～3ヶ月前には送付するようにしましょう。
縦書きの場合は漢数字、横書きの場合は算用数字を使用します。
・新たな住所、連絡先
移転先の住所と連絡先も必ず書かなければいけません。
移転先の情報は、分かりやすいように別記かつ箇条書きにするのがおすすめです。
電話番号やFAX番号が変更するか否かも明記しましょう。
・業務開始日
いつから新しいオフィスで業務が始まるのかも記載する必要があります。
特に移転に伴う休業日がある場合は必ず書いておきます。
副文として書き添える形でも問題ありません。
・アクセス
アクセス方法も書いておくと丁寧な印象を持ってもらえます。
【例文】
拝啓
若葉の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜りまことに有り難く厚く御礼申し上げます。
おかげさまで従業員も増え、業務効率化を図るため、本社を令和〇年〇月〇日より左記に移転することになりました。心機一転して業務に励む所存でございます。今後とも倍旧のご支援ご指導をいただきますよう、心よりお願い申し上げます。
今後とも倍旧のご支援ご指導をいただきますよう、心よりお願い申し上げます。
敬具
メールでお知らせする場合
メールでのお知らせは、会社として取引先に送るのはあまりおすすめできません。
しかし、担当者レベルのお知らせに使うのではあれば大きな問題はないと考えられます。
文章の内容は、紙媒体のお知らせよりもフランクでも大丈夫です。
例文は以下の通りです。
○○株式会社
××事業部
佐藤様
お世話になっております。株式会社▲▲の田中です。
この度、令和〇年〇月〇日より下記住所に移転する運びとなりました。
【新住所】
【電話番号】
【FAX番号】
【案内図】
なお、〇月〇日までは旧住所にて営業しております。
これを機に、社員一同さらなる精進を重ねてまいりますので、今後とも一生のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご挨拶申し上げます。
まとめ
会社のオフィスなどを移転する場合、取引先や顧客への連絡が必要です。
連絡をしておかないと請求書のやり取りなどでトラブルが生じてしまう恐れがあります。
連絡しないことで信頼関係が崩れてしまうので、移転のお知らせは必ずしてください。
ただお知らせをするだけではなく、その内容も重要です。
今回紹介した例文を参考にしながら文書やメールを作成してみてください。
