起業や個人事業の拡大に合わせて、仕事場となるオフィスが必要になります。
一般的にはオフィス用の賃貸物件を借りて、事業を行うケースが多いです。
オフィスを借りるとなると賃貸物件を探す必要がありますが、住居用の賃貸物件とは異なるため、どう選べばいいのか悩む方もいるでしょう。
そこで今回は、オフィス賃貸の種類から不動産契約の流れ、物件の探し方や借りる際の注意点まで詳しく解説します。
目次
オフィス賃貸は5種類ある！
オフィス賃貸には様々な形態があるため、業態や働き方などに合わせて選ぶ必要があります。
主に5種類に大別できるので、それぞれの特徴とメリット・デメリットを見ていきましょう。
貸事務所
貸事務所とは、事務所として貸出されている物件のことです。
スペースそのものを借りるため、仕事に必要な機器や通信設備、オフィス家具などは自分で揃えなければなりません。
メリット
・自由に内装をレイアウトできる
スペースを借りることになる貸事務所では、内装工事が認められています。
そのため、内装のデザインや備品の配置が自由なので、自社に合わせた内装空間にできることが大きなメリットです。
ただし、退去する際に入居前の状態に戻す義務があるため、内装をガラリと変えるとなると原状回復にかかる時間や費用が大きくなる点に注意しましょう。
・来客や従業員の増減に対応しやすい
自社だけの事務所なので、来客があった際に対応しやすいこともメリットです。
対面で顧客や取引先とやりとりすることが多いケースでは、貸事務所が便利と言えます。
また、オフィスを自由にレイアウトできるので、デスクの追加や配置換えが可能であり、従業員の増減に対応しやすいです。
・社会的信用度を向上できる
社会的信用度が高まりやすいメリットもあります。
貸事務所を利用する場合、そこが会社の所在地となります。
事務所があったほうが会社の所在を明らかにできるので、顧客や取引先に安心感を与えられます。
デメリット
・初期費用やランニングコストが高くなりやすい
貸事務所と契約する際に敷金や礼金が発生します。
また、内装工事費や備品・オフィス家具などの購入も必要となるので、初期費用が大きくなりやすいことがデメリットです。
その他に月々の家賃や更新費に加えて、通信費・光熱費といったランニングコスト、退去時の原状回復費用などもかかることを念頭に置いておきましょう。
・準備に時間がかかる
貸事務所と契約するにあたって書類の準備が必要です。
他にも内装工事や設備・家具の購入に配置も必要になり、想像以上に準備に時間がかかってしまうケースがあります。
レンタルオフィス
レンタルオフィスは、月額料金を支払うことで仕事に必要な備品・家具が揃った個室のオフィスを借りられる形態です。
サービス内容や料金体系は様々あるため、ワークスタイルに合わせてオフィスを選ぶことができます。
メリット
・コストを抑えてオフィスが利用できる
レンタルオフィスには、デスク・チェアなどの家具、インターネット・電話回線・複合機など仕事に必要な備品が揃っています。
そのため、それらの購入費を省いて、オフィスを借りることができます。
・必要な時だけ事務所として使うことが可能
年単位だけではなく、週単位や月単位で借りることが可能です。
そのため、必要な時に借りてオフィスとして使うことができます。
短期間の契約が可能なことからオフィス移転や引越しに対応しやすいこともメリットです。
・状況に合わせて適したサイズの部屋を借りられる
レンタルオフィスでは、様々なサイズの個室を用意していることが多いです。
一人用から数十人利用できる個室まであるため、従業員の人数に合わせて部屋のサイズを選択できます。
また、同じレンタルオフィス内で部屋を変更できれば、事業拡大や縮小に伴う従業員の増減にも迅速に対応することが可能です。
・立地条件が良いところが多い
レンタルオフィスは、立地条件の良い場所にあることが多いです。
一等地の貸事務所を借りるとなると膨大な初期費用や家賃がかかります。
しかし、レンタルオフィスなら貸事務所より少ないコストで借りられるため、一等地を拠点にビジネスを展開できます。
法人登記できるレンタルオフィスもあるため、一等地であればしっかりした企業という印象を与えることが可能です。
デメリット
・内装工事の自由度が低い
仕事に必要な備品が揃ったレンタルオフィスでは、内装を自由に変更できない場合があります。
自由に内装を変えたい場合は、改装可能なレンタルオフィスを選ばなければなりません。
また、改装可能なレンタルオフィスでも大型機材や金庫などを設置できないこともあるので、どこまで対応可能なのか確認が必要です。
・利用できる時間帯や曜日が決まっているケースもある
レンタルオフィスによっては、入退出できる時間帯や曜日が定められているケースがあります。
一般的には早朝や深夜は入退出禁止としている場合が多いです。
夜間に仕事をしたい、海外とのやりとりの関係で作業する時間帯が早朝や深夜に集中しやすいという場合は、24時間利用可能なレンタルオフィスを探しましょう。
・サービスの利用頻度によってはコストが上がる
レンタルオフィスは執務室以外に、会議室の利用や秘書・受付サービスなど便利なサービスを用意していることがあります。
利用料金に含まれているものもありますが、別途でサービス利用料がかかるケースも多いです。
有料サービスを使う頻度によっては、月額料金が割高になってしまうことがあります。
シェアオフィス
シェアオフィスは、一つの空間を複数の個人や企業が共同で使いながら働く賃貸オフィスです。
レンタルオフィスと違って基本的に個室はなく、フリーアドレス制のシートを個人や企業で利用することになります。
共用スペースとして会議室や談話室などがあるので、会議や来客の対応も可能です。
少数での利用に適しており、フリーランスやノマドワーカーで利用されるケースが多いです。
メリット
・コストを抑えられる
共用のものとなりますが、オフィス家具やプリンター、通信設備など必要な備品が揃っています。
自社で必要な備品を揃える必要がないため、初期費用を抑えてオフィスを借りることが可能です。
また、料金は月額制、または利用時間に応じて支払うドロップインとなっています。
そのため、レンタルオフィス同様に使いたい時だけ借りることも可能です。
・法人登記や住所利用ができる
シェアオフィスには、法人登記や住所利用ができるところがあります。
こちらも立地条件の良いところにあるケースが多く、一等地に法人登記が可能です。
ビジネスの拠点としての利用はもちろん、仕事用の郵便物・宅配便を受け取りたい時にも便利です。
デメリット
・個室がない
シェアオフィスではパーテーションなどで仕切られた空間はありますが、個室の執務室がありません。
そのため、様々な企業や個人事業主に囲まれた環境で仕事をすることになるので、他者と交流ができるメリットがある一方で、人によっては集中しにくいと感じる場合もあるでしょう。
・セキュリティ面に不安がある
無線LANは共有にものとなるので、ネットワークセキュリティを気にする人には向いていません。
他者にPC画面を見られてしまう可能性もあるので、機密情報の取扱いには特に注意が必要です。
また、一時利用ができるシェアオフィスでは、運営者も実態を把握しきれていない人が出入りするので、特に情報の管理に徹底しなければなりません。
コワーキングスペース
コワーキングスペースは、シェアオフィスのように一つの空間を複数人で共有するオフィス形態です。
カフェや図書館のようにオープンスペースで仕事をすることになります。
レンタルオフィスやシェアオフィスとほぼ違いはありませんが、個室がなくより開放的なワークスペースをコワーキングスペースと呼ぶことが多いです。
メリット
・低コストで利用できる
コワーキングスペースも通信設備や備品などが揃っており、利用料金に含まれています。
敷金や礼金、備品の購入費といった初期費用はかからず、水道光熱費や通信費といった固定費もかかりません。
一般的にコワーキングスペースは会員制となっており、登録して月額料金を支払うことで利用できます。
月額料金は1～3万円程度なので、低コストでオフィスの利用が可能です。
・様々な業種・業界と交流ができる
コワーキングスペースでは、様々な業種・業界の人が利用しています。
そのため、他者と交流がしやすく、そこから新たなビジネスチャンスが生まれる可能性があるでしょう。
コワーキングスペース主催の交流イベントが開催されることもあり、参加すれば情報交換や人脈の構築などにつながる可能性があります。
デメリット
・作業スペースが確約されない
コワーキングスペースは座席の指定がないフリーアドレス制となっています。
席が空いていれば作業ができますが、混雑していて席が空いていないこともあるでしょう。
作業スペースを確保できるかどうかはその日の利用状況によるため、自分の都合に合わせて働けないことがある点に注意が必要です。
・作業に集中できない場合がある
シェアオフィスと同じく、様々な人が利用するので音や人の目が気になって作業に集中できない可能性があります。
特にコワーキングスペースでは個別のブースがないことが多いので、音に敏感な人は注意が必要です。
また、他の人に機密情報が洩れてしまわないように、PC画面や資料、電話の会話内容などにも気を配らなければなりません。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは、その名のとおり仮想のオフィスを指します。
上記の各賃貸オフィスのような物理的なスペースではなく、事業用の住所を貸し出すサービスのことです。
そのため、仕事をする場所は別に確保する必要があります。
メリット
・事業用の住所を確保できる
バーチャルオフィスを利用すれば、事業用の住所を格安で確保できます。
賃料が高い一等地を選べることも多いので、名刺や公式サイトなどに所在地として表記することが可能です。
また、自宅を職場にしている場合、その住所を公開する必要がないので、安心して事業に取り組めます。
・利用料金は経費として計上可能
バーチャルオフィスでは、電話番号・FAXの番号提供、郵便物の受け取り、会議室・打ち合わせスペースの利用などのサービスがあり、それに利用料が発生します。
タダで住所を借りられるわけではありませんが、支払う利用料は必要経費として計上できるので、確定申告の際には節税につながります。
デメリット
・仕事をするスペースの確保が必要
住所の貸し出しとなるため、仕事場は別に用意しなければなりません。
また、来客がある際は接遇するためのスペースも必要になるでしょう。
完全にネットでビジネスを完結でき、自宅など作業スペースを確保できている状態であればバーチャルオフィスは向いていると言えます。
・信用度の向上にはつながりにくい
インターネットで住所を検索すれば、バーチャルオフィスであることが簡単にわかってしまいます。
犯罪に利用されているイメージがあるため、貸事務所と比べると信用度の向上にはつながりません。
信用度を高めるためにオフィスを設けたいのであれば、貸事務所がおすすめです。
普通借家契約と定期借家契約との違いを把握しておこう
オフィスを賃貸するにあたって、不動産契約には普通借家と定期借家の2種類があることを理解する必要があります。
ここで、各契約の特徴をご紹介します。
普通借家契約とは
普通借家契約は、1～2年程の契約期間が定められており、退去の申し出がない限り自動更新されるという特徴があります。
住居用の賃貸物件でよく見られる不動産契約です。
自動更新されるため、賃貸オフィスを中長期にわたって借りられるメリットがあります。
また、途中解約も比較的自由に行うことができ、正当な理由がない限り借主から退去を求められることもありません。
ただし、後述する定期借家契約よりも賃料が高く、更新月には更新料がかかるといったコスト面ではデメリットが大きいです。
また、元々借主に有利な契約であることから、契約や更新にあたって条件交渉が通りにくい点にも注意しましょう。
定期借家契約とは
定期借家契約は、定められた契約期間のみ物件を借りられるという契約です。
普通借家契約とは違って、自動更新は基本的にできません。
貸主が認めた際は契約をし直すことで、同じオフィスを引き続き使うことができます。
ただし、オーナー側の事情で定期借家契約にしていることが多いため、更新できるケースは少ない傾向にあります。
契約期間は1年未満から設定でき、当事者同士の話し合いで決めることが可能です。
そのため、短期間オフィスを利用したい人も借りやすい契約方式と言えるでしょう。
貸主有利の不動産契約となるため、賃料などの条件交渉もしやすいメリットがあります。
定期借家契約の場合、途中解約をするためには事前に特約を結んでおく必要があり、やむを得ない事情を除いて借主の都合で解約しづらい点に注意しましょう。
オフィスの不動産契約はどのような流れで行われる？
オフィス賃貸における不動産契約は、どのような流れで進められていくのでしょうか？
ここでは、オフィスの不動産契約の流れをご紹介していきます。
使用目的や希望する条件を明確にする
まずは、オフィスをどのように使用するのか、目的を決めます。
そして、その目的に合わせて希望条件を明確にしていきましょう。
条件としては、目的に合った間取りや設備、立地を探したり、初期費用や月々の賃料と予算を照らし合わせたりすることなどが挙げられます。
オフィスとして使用する場合は、従業員1人あたりに対して坪3～4程度を目安にすることをおすすめします。
オフィスとして使用した場合のシーンを想像し、応接室やミーティングルームの必要有無に応じた間取りを計画しましょう。
物件探しを行い、気になった物件の内見をする
目的と条件を踏まえ、それに合う物件探しを行います。
オフィス用に使用する物件は、不動産会社へ足を運んで条件に合った物件を紹介してもらうと良いでしょう。
これまでにオフィス向けの物件を紹介した経験や実績のある会社を選ぶのがポイントです。
紹介してもらった際には、物件の資料を参考にしながら、気になる点を細かく確認しておきます。
希望に合う物件が見つかったら、内見のために実際に訪問してオフィスとしての使い勝手が良いかどうか判断しましょう。
動線や業務のしやすさ、セキュリティ面などに注目しながら、希望条件とマッチしているかを見定めてください。
中には、資料の情報と実際とでは異なる部分があることもあります。
自社のオフィスとして使用しても良いか、内見をきちんと行って精査することが大切です。
入居申し込みをする
内見した物件が気に入ったら、いよいよ入居申し込み段階に入ります。
入居申し込みを行うと同時に入居審査に入るため、この段階でしっかり必要書類を揃え提出しなければなりません。
法人が物件をオフィスとして利用する場合は、以下の書類が必要です。
・入居申込書
・登記簿謄本
・会社概要
・決算書（貸借対照表・損益計算書・販売管理費明細など）
・その他
法人として物件に入居する場合、このように会社の登記簿謄本や決算書など、会社の事業状況がわかる書類が必要になります。
登記簿謄本については、入居申し込みの段階では写しでも可能な場合があります。
また、個人事業主が物件を利用する場合は所得照明や本人確認書類なども書類も必要です。
不動産会社によって、提出すべき書類に多少の違いがあるので、事前によく確認しておきましょう。
入居審査に通過したら契約を結ぶ
入居申し込みを行うと、すぐに入居審査が始まります。
入居審査は物件のオーナーや不動産会社、保証会社などによって行われ、だいたい1週間を目安に完了します。
ただ、申込状況や審査内容によって、審査完了までに1週間以上かかる場合もあるでしょう。
審査が完了し、無事に通過できた場合は、貸主との条件のすり合わせを行い、双方が条件に合意できたら契約を締結します。
賃貸借契約書には、契約解除時のことや敷金に関すること・退去時の流れ・禁止事項・特約・契約更新や更新料についてなどが詳しく記載されています。
貸主から詳細の説明がありますが、後々のトラブルにつながらないよう、この段階で疑問点や不明点は解決しておきましょう。
契約内容や条件等の変更や交渉をしたい場合は、書類によく目を通した上で行ってください。
入居申し込み時に登記簿謄本の写しのみを提出していた場合は、原本が必要になります。
また、発行から3ヶ月以内の印鑑証明書も必要です。
契約締結日に向けて、必要な書類の準備を進めておきましょう。
内装工事や電気・通信工事を行う
契約締結を結び契約開始となればようやくオフィスへの入居が可能となります。
ただ、場合によってはオフィスとして使用するために内装工事や電気・通信工事が必要になることもあります。
どのオフィス賃貸でも言えることであり、その場合はオフィスとして使用を開始する前に専門の業者に工事を依頼しなければなりません。
全ての工事が完了し、各種設備や什器などが整って初めて、オフィスとしての使用が可能です。
オフィス賃貸を借りる際の注意点
オフィス賃貸を借りる際には、注意しなければならないこともあります。
事業計画書を作成しておく
会社の立ち上げに伴ってオフィスを借りたいと思っている方も多いでしょう。
しかし、オフィス賃貸を借りる際には立ち上げと同時の契約ができない場合も少なくありません。
これは、審査において判断材料となる書類が少ないことが理由です。
会社を立ち上げたばかりでは、貸借対照表・損益計算書・販売管理費明細といった決算書の用意ができません。
そのため、事前に事業計画書を作成しておき、事業内容の詳細や経営者の実績等の情報を記載しておくことが大切です。
入居審査は、借主を信用できるかどうかで判断されます。
信用を着実に獲得するためには、事業計画書は必須になるでしょう。
余裕を持った資金計画を立てる
オフィス賃貸だけでなく、どのような物件を借りる場合でも、入居直後はまとまった初期費用がかかるものです。
特にオフィス賃貸のような規模の大きな物件では、初期費用が会社運営において大きな負担となるでしょう。
月々の賃料や管理費だけではなく、初期費用を支払った後に残る資金をしっかりと把握し、余裕を持った資金繰りと資金計画を立てる必要があります。
会社経営は長期的な視点で遂行していかなければならないため、資金計画も余裕を持って入念に行うことが大切です。
事業に適した立地にする
オフィス賃貸を選ぶ際には、事業に適した立地を探す必要があります。
例えば、同じ事業を行っている競合他社が少ないエリアを選んだり、顧客ニーズの高いエリアを選んだりして、自社の事業の性質や顧客に合わせて検討する必要があります。
ベンチャー企業やスタートアップ企業の場合は、敢えて同業他社の多いエリアでコミュニティを作っていく方が成長しやすいといったメリットもあるので、自社がどのような状況にあるのかを精査し、様々な観点から具体的に検討していかなければなりません。
このほか、以下のポイントもよく検討すべき項目です。
・最寄り駅からの距離
・利便性の高さ（車の場合は駐車場の有無、バス停等）
・最寄り駅の乗降客数
・大通りに面しているか
・路面・空中階のどちらが良いか
・戸建て・テナントのどちらが良いか
・ビルの規模や入居テナントの種類
もちろん、物件選びの際には予算と照らし合わせながら選ぶ必要があるため、全てのポイントを満たすというのは難しいかもしれません。
その場合は、予算範囲内において優先順位を付けながら取捨選択をしていくのがおすすめです。
特に、一等地のようなエリアを選んだ場合、賃料も高くなる傾向にあります。
適正な賃料を把握しつつ、自社の事業に適したエリアを絞っていくことが重要です。
十分な広さがある物件にする
検討しているオフィス賃貸の広さもよく確認しておく必要があります。
自社の従業員の人数に合わせて、十分な広さがある事務所でなければなりません。
また、将来的に事業拡大の可能性があるなら、その点も踏まえてしっかりと判断しましょう。
広さが不十分だからと言ってその度に移転を繰り返せば、初期費用や内装費などのコスト負担が大きくなるだけでなく、従業員一人ひとりの負担も大きくなってしまいます。
会社の立ち上げ等で、今後従業員を雇う予定があるなら、どれくらいの人数を増やすのか、デスクやOA機器等を設置しても十分なスペースを確保できるかも検討しましょう。
また、普段業務を行うスペースだけでなく、休憩室や応接室、会議室といった部屋の有無や広さなどもよく考慮しておかなければなりません。
設備環境をよく確認する
エリアや物件の広さと同時にチェックしておきたいのが、オフィス賃貸の設備環境です。
会社運営において、オフィス賃貸を借りる際の初期費用は大きな負担となります。
設備環境が整っていれば、入居後に別途工事を依頼するなど、設備環境を整える必要はなくなります。
オフィス内の配線方式やネット環境はもちろん、セキュリティ設備、空調、トイレ、水回りなどを細かく見ておくと、入居後もスムーズに事業に取り組めるでしょう。
エレベーターの台数や駐車場の有無なども確認しておくべき項目です。
また、設備環境についても優先順位を決め、あらかじめ整理しておくと物件を選びやすくなります。
必ず内見をする
当然ながら、入居申し込みを行う前には必ず内見をして物件の資料と実際に現地に行って確認した情報を元に検討しなければなりません。
内見を行わなければ、資料や図面では気付けない点やトラブルなども把握できない可能性があります。
オフィス室内はもちろん、エントランスや共用部分、周辺環境等が十分でなければ、入居後に事業の遂行を阻害する可能性もあるでしょう。
オフィスを使用してから支障が生じないようにするためには、内見に行って物件の確認を進めていくことが必要不可欠です。
契約内容を確認する
賃貸借契約書には、入居中や解約時などの重要な決まりが細かく記載されています。
希望する条件に合った物件が見つかり、契約を交わす際には、必ずこの賃貸借契約書に目を通してください。
この時、疑問点や不明点、自社にとって不利な項目があった場合は、確認して必要に応じて交渉しましょう。
契約解除の手続き方法や退去時の敷金返還などについても細かく記されているので、トラブルを避けるためにもこの段階できちんと確認しておいてください。
オフィス選びで失敗しないためのポイント
最後に、オフィス選びで失敗しないためのポイントをご紹介します。
将来の事業状況を見越して物件を選ぶ
オフィス賃貸を選ぶ際には、細かな条件を設定したものが、目先のことだけに留まらないよう注意しなければなりません。
具体的には、将来の事業状況を踏まえた計画を立てなければならないのです。
そもそも、オフィスを構えるのにはまとまった初期費用が必要です。
新たに借りる場合も、移転する場合も新しいオフィスを構える際には費用ばかりが出ていく可能性も高いでしょう。
そのため、初期費用がかさんで会社経営に支障が出ないよう、数年先の事業状況も考慮した上で検討することが大切です。
その際には、市場の流動性も十分に意識しておく必要があります。
内部環境は妥協しない
オフィスは会社のイメージに直結するものであり、外観や周辺環境、内部環境などの雰囲気を感じ取って企業価値が判断されると言っても過言ではありません。
オフィス選びは、自社のビジネスに大きな影響を及ぼしかねないのです。
そもそも、オフィスの空調や雰囲気など、整った内部環境は従業員の働きやすさにつながります。
従業員が働きやすいと感じるオフィスは、個々の生産性向上にもつながり、会社にとっても大きな強みとなります。
オフィス環境が整っていれば取引先はもちろん、求人にも良い効果をもたらしてくれるため、優秀な人材の確保もしやすくなるでしょう。
暗いオフィスや、空調設備が整っていないような内部環境では、従業員のモチベーションにも悪影響を与えてしまうため注意が必要です。
条件の優先順位を付ける
オフィスを構える目的に合わせて、物件選びの際には様々な希望条件が出てくるはずです。
その際には、条件に優先順位を付けていきましょう。
予算が決まっている中で、全ての条件を満たした物件を探すのは難しいものです。
全ての条件に当てはまっていれば申し分ないですが、見つからなければ優先順位が低い条件を外した上で再度探してみましょう。
条件に優先順位を付けることで、満足のいく物件を見つけることができます。
不動産会社を比較する
自社に適したオフィスを見つけるためには、不動産会社選びも重要です。
不動産会社によって、どのようなオフィス賃貸があるかが大きく異なるからです。
例えば、大手の不動産会社であれば幅広いネットワークを活かして、自社に最適な物件を紹介してくれる可能性が高いです。
また、地元に密着した不動産会社なら、各エリアの物件や事情にもより詳しく、物件選びのポイントも伝授してくれるでしょう。
不動産会社によってそれぞれ強みは異なるので、自社に合った所を選ぶためにも、複数社を比較することが大切です。
オフィス賃貸には、貸事務所やレンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペース、バーチャルオフィスなど様々なタイプがあります。
それぞれメリット・デメリットがあるため、自社に適したタイプを十分に精査した上で物件探しを行うことが大切です。
実際にオフィスを借りる際には、立地やオフィスの広さ、設備環境、契約内容をよく確認して、必ず内見をして検討するようにしてください。
入居後に後悔しないようにするためにも、賃貸借契約書に記載された項目は一つひとつ確認し、必要に応じて交渉することも忘れないようにしましょう。
