オフィスを移転することになった場合、関係者や取引先には所信表明が必要とされています。
所信表明というと、決意表明として自分の考え・信念・方針などを表明することだとイメージする人も多いかもしれません。
しかし、オフィス移転の際に必要な所信表明は、そのような決意表明とは異なります。
今回は、オフィス移転を検討している人にこそ知って欲しい所信表明について、また、所信表明を送る際に活用できる例文なども合わせてご紹介しましょう。
目次
所信表明は移転案内のこと
結論から言ってしまえば、オフィス移転の際に必要な所信表明とは「移転案内」のことを意味します。
移転案内は、その名の通りオフィスを移転するというお知らせを取引先に送るものです。
移転が決定すると、新しいオフィスの原状回復工事やレイアウト、荷物搬入などで忙しくなり、移転後でもすぐに仕事ができるよう進めていかなければなりません。
しかし、移転後のことを考えて作業を進めているうちに、移転案内は軽視されがちで事前に通知できていなかったといったケースもあり、注意が必要です。
オフィスが移転すれば、当然住所や連絡先などが変わるので、取引先には必ず事前に知らせておかなければなりません。
移転案内を出す方法としては、手紙・はがき・メールなど3つの方法があり、案内を送るタイミングによって使い分けます。
では、手紙・はがき・メールのどれを選択すれば良いのか見ていきましょう。
手紙
手紙は、取引先や顧客などに移転案内を出す場合によく選ばれる方法です。
メールよりも正式な文書で送ることができるため、より丁寧かつ正式にお知らせしたい時に選びます。
タイトル・冒頭挨拶・時候挨拶・移転する日にち・結びの挨拶を記載します。
文面の最後には、最も重要な移転先の住所やアクセス方法を記載します。
はがき
はがきも、手紙と同じく取引先や顧客に対して移転案内を出す際に選ばれますが、特に顧客を対象にした案内として選ばれることが多いです。
文面も手紙と同様、タイトル・冒頭挨拶・時候挨拶・移転する日にち・結びの挨拶と、移転先住所やアクセス方法を記載しましょう。
メール
メールのやり取りが多い間柄であれば、移転の旨をメールで伝えるケースも多いです。
手紙やはがきなどと同じような文面を記載しますが、形式的な挨拶というよりは、日頃の感謝を伝えつつ移転先を案内するといった内容にするとより親しみが感じられ好印象です。
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移転案内を送るタイミングは？
移転案内を送るタイミングとしては、移転日の約1ヶ月～2週間前までがベストです。
取引先や顧客が多ければ多いほど、移転案内の準備は時間を要します。
例えば、送付先リスト作成で約2週間、入稿から印刷作業に約2週間と、移転案内の準備には約1ヶ月程度かかる場合があります。
移転案内の準備期間も含めて、余裕を持って発送できるようにしましょう。
移転案内が遅れてしまうと、取引先から旧住所宛てに手紙や書類が送られてしまう可能性があります。
案内が入れ違いにならないようにするためにも、できる限り早めに取り掛かる必要があります。
移転案内を書く際の注意点
注意するべきポイントは、手紙やはがきではなく、メールで移転案内を送る場合にあります。
メールは、手紙やはがきのように正式な移転案内とは異なるため、カジュアルな印象を与えてしまうことがあります。
というのも、メールは、手紙やはがきのような冒頭挨拶や時候挨拶を記載する必要がありません。
そのため、手紙やはがきと比較するとカジュアルな文面になりがちなのです。
例えば、格式を重んじる取引先であれば、メールではなく手紙やはがきで移転案内を知らせたり、メールを送る場合でも事前に手紙かはがきを送っておいたりするなど、相手に失礼のないように注意しなければなりません。
また、メールで移転案内を送る際、いくつかの宛先にまとめて送ることもあるでしょう。
そんな時には、相手から一斉送信された事実がわからないように「Bcc」送信にします。
Bcc送信は、相手から他の宛先が見られないようにするものです。
複数の相手に送るにも関わらず、ToやCcでメールを送信すると、メールを受信した相手に連絡先が見られてしまいます。
他の人の連絡先が表示されてしまうと、トラブルを招く恐れがあります。
何人かにまとめて送信する時には、Bcc送信で送るようにしましょう。
メールを送信する際には、送信エラーになって戻ってきていないか確認することも大切です。
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移転案内を作成する際に活用したい例文
実際に移転案内を作成する際には、文例を活用して丁寧な文面を記載する人が多いです。
そこで、ここでは移転案内の作成に役立つ文例を紹介します。
「オフィス移転のお知らせ」
拝啓 立春の候 貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度営業拠点を下記の通り○○に移転させて頂くことになりました。
これを機に、社員一同気持ちを新たに、より一層社業に専心する所存にございます。
今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
「移転先住所」
「電話番号（変更なければ変更がない旨を記載）」
「業務開始日」
○○会社
代表取締役社長○○
以上の文例のほかにも、ビジネス用の例文として移転案内のテンプレを引用することも可能です。
メールを送る場合は、文面の最後に「メールにて大変恐縮ではございますが、移転の報告とさせていただきます。」と一言添えると丁寧です。
移転案内を出す時の参考にしてみてください。
まとめ
オフィスを移転する時には、取引先や顧客に移転案内を送り、移転する前に伝えておく必要があります。
細かい作業ですが、手紙やはがきで移転案内を作成する場合、印刷業者への発注から入稿までに期間がかかることもあるので、早めに取り掛かると良いでしょう。
また、格式を重んじる取引先であれば、失礼のないように手紙やはがきでお知らせするのがベターです。
どのような間柄の取引先に案内を出すのか、顧客にはどのように移転を伝えるのかなど、送る相手に合わせて、適切な方法を選択するようにしましょう。
