分譲マンションを初めて購入する方が戸惑いがちなマンション特有のシステムのひとつに、「マンション管理組合」というものがあります。
実際、既にマンションの管理組合に所属している方でさえ、管理組合について詳しく理解している方はそう多くはありません。
そこで今回は、マンション管理組合の役割や管理会社との違い、役員になる際に知っておきたいことを解説していきます。
マンションで生活していく上では、ぜひ知っておきたい知識なので目を通してみてください。
目次
マンション管理組合とは？設立義務や役割は？
マンション管理組合とは、マンションの維持・管理を目的に設立される組織のことをいい、マンションの購入者（区分所有者）全員が、この組織の一員となり他の組合員と共同でマンションの維持・管理を行っていく必要があります。
自身も組合員となるからには、マンション管理組合とは何かをきちんと理解しておくことが大切です。
そこでまずは、マンション管理組合の基本として、設立義務や役割を詳しく解説していきます。
マンション管理組合の設立は法律で義務付けられている
マンション管理組合は、区分所有法にて「区分所有者は、全員で、建物並びにその敷地及び付属施設の管理を行うための団体を構成し、集会を開き、規約を定め、及び管理者を置くことができる」と定められています。
条文の通り、マンション管理組合の設立は、法律によって義務付けらており、区分所有者が複数集まった時点で必ず結成されます。
区分所有者は、マンションを所有する限り、管理組合の一員として共同でマンションの維持・管理を行っていく義務があります。
ただし、マンションの所有者が第三者に部屋を貸している場合、その部屋を借りて住んでいる人は組合員になることはできません。
組合員となれるのは、あくまでもマンションの所有者だけなのです。
マンション管理組合の主な役割
マンション管理組合には、主に以下の5つの役割があります。
・敷地や建物の管理
・管理費や積立金の管理
・管理規約の作成
・書類の管理
・防犯及び防災
それぞれの役割を詳しく見ていきましょう。
敷地や建物の管理
マンション管理組合の重要な役割のひとつが、建物や敷地などを適切に管理して住みやすい環境を維持すること及び、マンションの資産価値を守ることです。
分譲マンションなどの区分所有建物は、各区分所有者が単独で所有する「専有部分」と、廊下やエレベーター、エントランスなどのように共同で利用する「共用部分」という2つのエリアで構成されています。
専有部分は区分所有者が管理するのが基本ですが、共有部分を管理する人があいまいだと清掃が行き届かず見た目が悪くなったり、設備不良が起きたりしてマンションの資産価値が低下する可能性があります。
それを防ぐために、マンション管理組合を作って区分所有者の中から代表者を選出し、代表者が主体となってマンション管理に関する業務を進めていくのです。
管理費や積立金の管理
マンションの所有者から集めた管理費及び、修繕・設備投資のための積立金を適切に管理するのも管理組合の大切な役割です。
国土交通省の「マンション管理標準規約」では、管理費・積立金の管理に関して次にように定めています。
・修繕積立金の運用
・管理組合の消滅時における残余財産の精算
組合員から徴収した費用をどのように運用していくかは、理事会が中心となって決めます。
管理規約の作成
様々な人が共同生活を送る上では、ルールの規定が欠かせません。
マンション管理組合では、区分所有者同士のトラブルを防止するためのルールとして「管理規約」を作成します。
国土交通省が定める「マンション標準管理規約」に基づき、共用部分の範囲や使用方法、理事会の権限といった基本事項の他、マンションごとの状況に合わせたルールなどを定めます。
その後も、法律の改正や状況の変化によって従来の管理規約では対応できなくなることが考えられるため、定期的な見直しが求められます。
書類の管理
新築時に宅地他店物取引業者から交付された設計図や、修繕の履歴が分かる書類などの管理も管理組合が行います。
これらの書類は、修繕工事や建て替え工事が必要となった時に重要な資料となるため、保管先を明確にし、くれぐれも紛失しないよう気をつけなければなりません。
管理会社や施工業者に貸し出す場合は、記録に残すなど責任を持って管理することが大切です。
防犯及び防災
マンションの住人の防犯と防災に対する意識の向上や、万が一の際の自助・共助がスムーズにいくようにすることも管理組合の務めです。
そのためには、見回りや避難訓練、防災マニュアルの作成に加え、住人同士の親睦を深めるようなイベントの企画・開催も有効です。
また、専有部分であっても排水管や火災報知機の点検に関しては、管理組合が主体となって行うことが一般的です。
これらの設備が故障していた場合、大きなトラブルにつながる恐れがあるので、定期点検は必ず行っておく必要があります。
理事会役員の役職・活動頻度は？
マンションの区分所有者は、もれなく組合員となりますが、マンションの維持・管理を推進する組織である「理事会」に参加できるのは、理事に選出された人のみです。
ここからは、理事会役員の主な役職と役割、活動頻度について見ていきましょう。
理事会役員の主な役職
理事会役員は、管理組合の最高意思決定機関である総会で、全ての組合員の中から選出されます。
選出方法は、マンションによっても異なりますが、立候補か推薦、あるいは持ち回り（輪番制）が一般的です。
代表的な役職と役割をご紹介します。
・理事長
マンション管理組合の代表として、総会の招集や議事の進行、理事会の取りまとめ、管理会社などの外部業者に対する窓口なども担います。
ただし、理事長が全ての決定権を有しているわけではありません。
マンション管理に関する取り決めは、理事会で協議して総会で承認を得た上ではじめて決定します。
・副理事長
理事長の補佐役として職務のサポートを行うほか、理事長が不在の際は代理として理事長の職務を担うこともあります。
・会計担当理事
区分所有者が積み立てている管理費などの出納、保管、運用といった会計業務を担います。
専門的な知識が必要とされるため、業務の大半は管理会社が行っていることも多く、その場合は管理会社から提出された会計書類をチェックし、収支状況を把握する役割を果たします。
自主管理の場合は、現金や通帳の管理、家賃滞納者への督促、会計書類の作成などを全て自分たちで行わなければならないため、より重責が伴います。
・監事
中立的な立場から、上記の役職者が適正に業務を遂行しているかを監査します。
そのため、理事会の決議には加わりませんが、必要に応じて意見を述べたり監査結果を報告したりします。
監査の結果、不正が疑われる時には臨時総会を招集する権限を有しています。
・防災担当理事
管理組合によっては、防火管理者の資格を有するマンション防災の責任者「防災担当理事」を設置するところもあります。
・理事会役員以外
理事会役員以外の組合員は、役職がないからといって何もしなくて良いわけではありません。
管理規約の変更や、管理費・修繕費などの積立金の使い道に関する議案を決定する際に投じる一票が、マンションの資産価値を左右します。
そのため、議案が適正かどうかをしっかり見極めなければなりません。
理事会の活動頻度
理事会の開催頻度は、管理組合によって異なりますが、多くは月に1回～数ヶ月に1回のペースで開催されます。
また、管理会社へ業務委託をしているか、自主管理かによっても業務の負担割合が変わってきます。
管理会社に管理業務の一部を委託している場合は、共用部分の清掃・点検、会計管理といった日常業務の大半を管理会社が行います。
また、委託された業務内容を理事会で報告し、必要に応じてアドバイスや提案も行ってくれるため、役員に選出されたからといって急に忙しくなるという心配はありません。
しかし、管理会社からの報告やアドバイス、提案を受けた上で、最終的にどのような判断をするかは管理組合の裁量に委ねられています。
適切な判断を下すには、管理会社からの報告にしっかりと目を通し、マンションの状態を正しく把握する必要があります。
不安なことや分からないことがあれば、積極的に管理会社に尋ねるようにしましょう。
一方、自主管理の場合は、自分達で対応しなければならない業務が増えるため、組合の運営方法や役割分担には一層の工夫が必要です。
専門知識を要する業務については外部の専門家に相談するなど、マンションの維持・管理がきちんとできる体制づくりが求められます。
マンション管理組合と管理会社の違い・関係性
管理組合と管理会社は、名前が似ていることもあって混同される方も多いため、ここでは両者の違いや関係性について説明していきます。
マンションを購入する上で欠かせない基礎知識なので、しっかりと把握しておきましょう。
マンション管理組合と管理会社の違い
マンションの管理は、管理会社が行うのが当たり前と思っている方もいるようですが本来、マンションの維持・管理は区分所有者が協力して行っていくものです。
とはいえ区分所有者にもそれぞれの仕事や生活があり、清掃や点検、会計などの管理業務にまで手が回らない方も多いでしょう。
そこで、ほとんどのマンションが管理組合が区分所有者の負担を減らすため、管理会社と委託契約を交わし、管理業務の一部を代わりに担ってもらっているのが実情なのです。
しかし、管理業務の大部分を管理会社に委託していたとしても、マンション管理の主体はあくまでも管理組合です。
つまり、管理会社とはマンションの維持・管理に関わる実務を行う外部組織を指し、管理組合とは、マンションの管理方針を決める内部組織を指します。
管理組合と管理会社の関係性
先ほど述べた通り、マンション管理の主体は管理組合であり、どの管理会社に委託するか、業務をどこまで任せるかを決めるのも管理組合です。
管理会社への委託費用は、区分所有者から集めた管理費が充てられ、管理組合を通じて支払われます。
一度委託すると、「後は管理会社にお任せ」となりがちですが、管理会社がきちんと契約通りに業務を遂行しているかのチェックは欠かせません。
多くの管理会社は、管理組合が何も言わずともきちんと仕事をしてくれますが、当事者意識が希薄では、悪質な管理会社だった場合、手抜きや不正に気付づけず対応が遅れてしまいます。
管理会社を選ぶ時は、マンションを共に管理していくパートナー選ぶつもりで、慎重に検討しましょう。
マンション管理組合が設立されるメリット
マンション管理組合が設立される主なメリットは、以下の3つです。
・快適な住環境が保たれる
・マンションの資産価値を守れる
・所有者同士のトラブルを回避できる
それぞれのメリットについて、詳しく説明していきます。
快適な住環境が保たれる
1つ目のメリットは、快適な住環境が保たれることです。
マンションは、一軒家と違って様々な人が集まって生活しており、個人の生活スペースだけでなく、廊下やエントランス、エレベーターなどの共用部分が存在します。
もし、管理組合が存在しなければ、だれが共有部分の清掃や点検を行うのかあいまいになり、管理が行き届かなくなってしまいます。
また、管理する人がいなければ常識をわきまえない所有者が好き勝手に振る舞って、他の所有者が不快な思いをする可能性もあります。
管理組合を設立し、マンションの適切管理と基本的なルール作りを行うことで、すべての所有者の快適な住環境が保たれるのです。
マンションの資産価値を守れる
2つ目のメリットは、マンションの資産価値を守れることです。
マンションは、老後のライフスタイルとして好まれることも多いため、丁寧に扱っていれば、売却時にも買い手が付きやすいです。
マンションの資産価値を守るには、定期的なメンテナンスに加え適宜、修繕工事を行い、綺麗な状態を保っていく必要があります。
メンテナンスや修繕計画に関する方針をまとめ、実行に必要な修繕積立金の徴収を行うのも管理組合の重要な役割の一つです。
個人でマンション全体の資産価値を守っていくことは、容易ではありません。
管理組合の存在無くして、マンションの資産価値を守ることは不可能とも言えます。
所有者同士のトラブルを回避できる
3つ目のメリットは、所有者同士のトラブルを回避できることです。
管理組合がマンションで生活する上での基本的なルールやマナーを定めれば、無用なトラブルを防げます。
何らかのトラブルが発生したとしても、管理組合が仲裁することで深刻な問題へと発展せずに済みます。
また、マンション価値に影響するような重要な事案については、所有者間で意見が衝突することもあるでしょう。
しかし、管理組合では重要な決定事案については、総会や理事会を通して多数決で決められます。
民主主義的に問題解決を図ることにより、スムーズな合意形成が可能なのです。
マンション管理組合は法人化も可能
マンションの管理組合は法人化することも可能です。
法人化すれば、社会的な手続きを法人主体で実施できるようになります。
法人化することでのメリットやデメリットを解説していきましょう。
マンション管理組合の法人化とは？
法人化と聞くと株式会社をイメージする方も多いでしょう。
しかし、マンションの管理組合を法人化する場合、会社を設立するわけではありません。
管理組合の総会にて決議され登記を行うと、「管理組合法人」という法人格になります。
そのため、マンションの管理組合以外の個人や法人が管理組合法人を名乗ることはできず、万が一名称を使用された場合は区分所有法にて罰則が科せられるケースがあります。
法人化したからといって管理組合の仕事に変更があるわけではなく、マンションの住んでいる区分所有者が持つ権利や役割が変わることもありません。
法人化するメリット
マンション管理組合を法人化することで、どういったメリットが得られるのでしょうか。
解説していきましょう。
管理組合法人名義で登記ができる
管理組合を法人化すれば、不動産登記を組合の法人名義でできるようになります。
例えば、駐車場が足りなくなってしまった場合、新しく近隣の駐車場を購入することになれば、法人していない場合は管理組合の理事長名義で不動産登記の実施を行わなければいけません。
その場合、理事長が交代すれば新しく所有権移転登記をする必要があり、手間や費用がかかってしまいます。
しかし、法人化すれば理事長が交代した際も変更の必要がないので手間がかかりません。
個人の財産と団体の財産を明確に分けることが可能
法人化すれば、管理組合名義の口座が作れるようになります。
法人化していない場合、徴収した修繕積立金や管理費などは役員の個人口座で管理する必要があり、団体の財産と個人の財産の区別がつきにくく、不正が起きやすいといったデメリットがあります。
しかし、法人化すれば組合名義の口座が開設できるため、管理組合の財産を積み立てることが可能です。
不正を防ぎやすく、理事長が代わるたびに口座変更を行う必要もないため、手間もかかりません。
理事長の負担が軽減する
マンションでは管理会社と管理組合、管理組合と住人との間でトラブルが起きるケースもあります。
トラブルが大きくなれば調停や訴訟に発展するケースもあり、その場合は理事長の名義で訴訟などを進めなければいけません。
しかし、理事長の精神的な負担は大きいものです。
法人化していれば管理組合法人名義で調停や訴訟が行えるので、理事長の負担を軽減できるでしょう。
課税の心配がない
法人化するので新たに税金の負担が発生すると考える方もいますが、マンションの管理組合法人は法人税が非課税なので新たに課税される心配がありません。
ただし、収益事業を営んでいる場合は課税されるので注意しましょう。
借入が可能
マンションでは改修工事のための費用を修繕積立金として徴収されている場合が多いです。
しかし、不具合が多くあれば、徴収した積立金だけでは資金が不足してしまう可能性があります。
その場合、区分所有者全員から一時負担金として徴収するか、金融機関からの借り入れが必要です。
借入となれば、理事長のほか理事全員の連帯保証が求められ、手続きが複雑化しやすいです。
しかし、法人化していれば手続きがスムーズになるだけではなく、信用力が増すので融資も受けやすくなります。
実際に融資を目的に法人化を行った組合もあるので、修繕の際に融資を考えているなら、法人化を先に進めた方がスムーズに融資を受けることができます。
法人化するデメリット
法人化するにあたってのデメリットはあるのでしょうか。
法人化するための手続きが必要
法人化するにあたっては、登記の手続きが必要です。
登記に必要な書類や登記申請書を用意し、法務局に出向いて申請作業を行います。
面倒であれば司法書士や弁護士に依頼することも可能ですが、報酬が発生するのでコストがかかってしまいます。
あらかじめ、どの程度の費用が発生するのか、問い合わせをして聞いてみましょう。
理事長が交代するたびに登記変更をしなければいけない
登記は法人化するために行う1回だけではなく、その後も理事長が交代するタイミングで代表者の変更登記が必須です。
申請のための手続きや費用が発生するので、手間やコストを上回るメリットがない場合は、法人化はせずに組合のまま管理をした方が良いでしょう。
マンション管理組合の役員になる際に知っておきたいこと
マンションの管理組合で役員になった場合、知っておくべきことがいくつかあります。
以下にまとめているので参考にしてください。
役職ごとに立ち回りに違いがある
前述したように、管理組合の理事会役員には役職があります。
役職ごとに立ち回りが代わり、任された業務を全うしなければいけません。
・理事長：組合の代表
・副理事長：理事長の補佐
・会計：会計業務
・監事：管理組合の監査
管理組合の代表者でもあるべき役員ですが、決議には組合員の合意が必要です。
合意がなければ決議ができず、自分の好きなようには規則を変えられないので注意してください。
理事長に選任されても断ることができる
「理事長にはなりたくない」「役員になりたくない」といった思いを持つ方もいるはずです。
役員を決める際には、公平性を出すために輪番制を採用しているマンションも多いです。
輪番制とは、順番を決めて代わる代わる担当になる制度を指し、役割を順番に割り当てることを言います。
そのため、長く住んでいればいずれは順番が回ってきて役員に選任される可能性があります。
ただし、役員は義務ではなく法律で決まりがあるわけではないので、輪番制でも断ることは可能です。
しかし、「面倒だから」「仕事で忙しいから」「小さい子どもがいるから」などといった理由で拒否をすると、他の区分所有者から反感を買う恐れがあります。
プライベートが忙しくても役員になっている人は多くいるので、できる限り引き受けて役員の仕事を全うしましょう。
ただし、体調不良といったやむを得ない理由がある場合は、事情を説明すれば辞退できます。
順番を後回しにしてもらうと他の人からの理解も得やすいです。
また、理事長に選任された場合も他の役員同様断ることができます。
役員になればいずれは理事長になる順番も回ってくるので、極力断らず、どんな役割を担うのか事前に確認しておくと、物事をスムーズに進められます。
役員報酬の有無について
役員になれば報酬が貰えると考えている方もいますが、実際には無報酬で活動しているマンションが多いです。
しかし、報酬はマンションの管理組合の規約で定められている事項です。
マンションによっては報酬を設定しているところもあり、役員で一律の額を支払っているマンションもあれば、役員によって報酬額が違うケースもあります。
報酬額は、総会の決議に基づいて制定し、管理規約に記載する必要があります。
予算が余ったからといって報酬に上乗せすることはできないので注意してください。
管理用語について
マンションの管理組合では、理事会を開催する際、管理に関する専門的な用語が使用されるケースもあります。
話を理解するためにも、あらかじめ用語について把握しておいた方が総会時に困らずに済むはずです。
・管理組合：建物や敷地、付属施設の管理を行う所有者全員で構成される団体
・管理規約：マンションの管理や使用に関わる組合独自のルール
・専有部：居室を指した用語で、倉庫や店舗、事務所なども該当する
・共用部：マンションにおける専用以外の共同で使用する建物や付属物
・管理費：マンションの管理で使用する費用で毎月支払いがある
・修繕積立金：修繕工事に充てられるためのお金で毎月支払いが必要
・大規模修繕工事：建物や設備の維持や修繕など、大掛かりな工事で一般的に15年前後の周期で実施する
基礎的な用語となるので、話しを理解するためにも覚えてから総会に参加しましょう。
役員代理について
理事会は週末に開催されるケースが多いです。
しかし、プライベートの都合や仕事によって参加できないこともあります。
その場合、「自分の代わりに家族を参加させたい」と考えるはずです。
役員でない人間なので、参加は難しいと感じる方もいますが、法律上に定めはありません。
しかし、マンションの管理規約によって代理出席が可能か否かは設定されているので、あらかじめ確認しておきましょう。
・原則NG
・やむを得ない理由がある場合のみ参加OK
・代理人は配偶者や一等親の親族に限る
・オンライン会議システムでの参加が可能
・議決権行使書の提出が必要
といった決まりがマンションごとに存在します。
理由がある場合のみ代理人による出席を認めている組合は多いので、都合によって参加できない場合は、事前に事情を説明して代理人が出席する旨を理事長に伝えておきましょう。
マンション管理組合の運営でよくあるトラブル
マンション管理組合の役員になると、様々な問題に巻き込まれる可能性があります。
トラブルに遭った際でも瞬時に対応できるよう、マンション管理組合の運営でよくあるトラブルについて、事前に把握しておきましょう。
役割を果たさない役員がいる
役員になった際には、役割を全うしなければいけません。
・理事会に1度も参加をしない
・決められた業務を行わない
といった役員がいれば、理事を解任することが可能です。
区分所有法では、「マンションの区分所有者は、規約に定めがない限り集会の決議によって、管理者を選任し、又は解任することができる」と規定されているので、総会で決議を行い、賛同が得られれば解任が可能です。
役員同士での揉め事
役員になれば理事会で様々な議論を行っていきます。
その際、話しがまとまらない場合は役員同士での口論や雰囲気が悪くなるケースもあります。
理事長や副理事長が間に入り、仲裁をして良好な関係性に戻れば問題ありませんが、関係の修復が難しいケースもあります。
その場合、運営に支障が出る可能性があるので、状況を悪化させないためにも当事者となる役員の解任を考える必要があります。
両方もしくは一方の解任となりますが、一方のみの退任であるとトラブルが大きくなる可能性もあり注意が必要です。
現実的な方法としては両方を解任させ、欠員の補充をした方がリスクを抑えられます。
管理組合が居住者のトラブルを解決しない
居住者同士のトラブルの解決は管理組合の役割の1つです。
・騒音問題
・ペット問題
・駐車場問題
・ゴミ問題
など、マンションによって様々なトラブルがあります。
相談を受けても何も対処せずにいれば居住者の不満が溜まるばかりです。
日ごろからコミュニケーションを取り、住民同士でも交流を図れる場が作れると、トラブルが起こりにくくなる可能性があります。
トラブルを防止するためのルールをあらかじめ作成しておくことも肝心です。
また、トラブルを組合だけで対処できない場合は、管理会社に相談して仲裁に入ってもらうのも得策です。
修繕費が足りなくなる
マンションに入居すると、大規模修繕工事や突発的な修繕工事の際に使用するための修繕積立金を毎月支払うことになります。
その金額は、長期修繕計画にもとづいて決定されています。
しかし、長期修繕計画が長い間見直されてない場合や販売価格が安く見えるように積立金が低めに設定されている場合もあり、見直しを行った際に足りなくなる可能性が出てくるケースもあります。
その場合は、計画の見直しが必要となり、修繕積立金に関しても適切な金額を徴収しなければいけません。
組合員として、毎月支払う額が上がってしまうので反対意見が出る可能性も高いです。
しかし、積立金増加を先延ばしにすれば後々支払う額も増えてしまうので、負担が一層重くなってしまいます。
なぜ金額の見直しが必要になったのか、具体的な理由や数字を示しながら説明を重ねると、組合員の理解も得やすいです。
組会員だけでの議論で平行線が続くようであればマンション管理士といった専門家にも相談し、合意を得られるよう対策を施してみてください。
マンションの所有者は組合員になる必要があると法律で定められています。
管理組合があれば住環境を整え、資産価値を守ることにもつながるので大切な存在です。
しかし、役員に選出される可能性もあり、「自分でもできるのか」と不安になる方もいます。
輪番制であれば必ず役員の順番が巡ってくるので、役員同士協力し合いながら住みやすい環境を整えていかなければいけません。
時にはトラブルに見舞われる可能性もありますが、適切な対処をして他の住民に不安や不満を与えないよう注意しながら役割を全うしていきましょう。
