移転の際に知っておきたい!オフィスにおける原状回復義務とは?

原状回復

「急にオフィスを移転することになった」という場合には、急ピッチで移動の準備を行うことでしょう。
ドタバタな準備にあまり深く考えず、退去準備を進めてしまう人も多いです。
しかし、新オフィスに移動する際には多くの人が元々居たオフィスの退去費用に悩まされがちです。
今回はオフィスの退去費用の中でも最も重要な項目である、「原状回復義務」について解説していきます。

借主側の原状回復義務とは?

原状回復

まずは、経営者なら覚えておいて損はない、原状回復義務について詳しく解説していきます。

原状回復の意味

原状回復は賃貸物件に入居した当時のように回復させるもので、どの部分まで原状回復させるかについては、以下の改正民法621条で明記されています。

【賃借人は、賃借物を受け取った後にこれに生じた損傷(通常の使用及び収益によって生じた賃借物の損耗並びに賃借物の経年の変化を除く。以下この条において同じ。)がある場合において、賃貸借が終了したときは、その損傷を原状に復する義務を負う。ただし、その損傷が賃借人の責めに帰することができない事由によるものであるときは、この限りでない。】

原状回復は、2020年以前まで具体的な内容は定められていませんでした。
これが2020年4月施行の改正民法により明文化されたのです。
上記法律を分かりやすく説明すると、経年劣化と通常損耗においては、原状回復義務はないとして書かれています。
つまり、そのスペースを使用していた人の使い方に問題があってできた傷や汚れが原状回復義務の範囲となっているのです。

過剰請求されるケースが多い

賃貸契約で利用しているオフィスの多くは、残念ながら原状回復費用を過剰請求されてしまっている傾向にあります。
事業を目的としている賃貸物件の場合にはほぼ100%で原状回復を行わなければならないようになっています。
クロスや床板の張り替え、照明器具の取り替えなど、原状回復における様々な特約が結ばれているせいで、結果として経年劣化や通常損耗で本来なら貸主が直すべき部分もすべて借主負担となり、高額請求されやすくなっているのです。

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問題になりやすいオフィスにおける原状回復義務の範囲

原状回復

続いては、オフィス物件における原状回復の詳しい範囲をご紹介していきながら、深刻なオフィスの退去問題に迫っていきます。

借主の原状回復義務の範囲にあたるもの

借主が原状回復によって直すべき範囲となるのが故意・過失による損耗です。
普通に使っていれば付かないはずの傷や汚れなどはすべて借主負担になります。

その例としては、遠くから見ても分かるような壁の傷や不注意で開けてしまった穴、掃除を怠ったことによって発生した床のカビなど、これらはすべて借主の使い方次第では発生を防げた損傷として、原状回復で直すべき損耗として捉えられてしまいます。
原状回復の範囲に含まれるとなると、退去時にその分の費用を払わなくてはなりません。
日頃からオフィスの使い方には気を付けるようにしましょう。
一方で原状回復義務には当てはまらない経年劣化は、太陽光によって色あせた壁紙や湿気によってゆるんだゴムなどが挙げられます。
また、同じく退去時に費用を必要としない通常損耗は、家具や家電を設置した床にできる凹みや、冷蔵庫・テレビなどの裏にできる壁の電気焼けなどがあります。
どちらも仕事をしていく上で普通についてしまう傷や汚れと言えるでしょう。

契約内容によっては範囲が異なる可能性も

上記のように退去時に実費で直さなければいけない範囲となる原状回復ですが、賃貸オフィスにおいては契約次第で範囲が異なる傾向にあります。
例えば、本来なら経年劣化や通常消耗にあたる壁紙やクロス、天井、床のタイルカーペットと張り替えなどは契約によって範囲に含まれていることもしばしばです。
また、電球や蛍光灯の交換すらも範囲として費用に含まれていたり、さらにオフィスの特有の問題として家具や備品の撤去も原状回復範囲であったりすることが挙げられます。
元々なかったものはすべて撤去しなければ原状回復したことにはなりません。
何もない状態へとするために処分する費用まで支払うことになったら、かなりの負担が生じます。
他にも間仕切り・ドア・パーテーションの撤去も原状回復の範囲と設定されていることが多いので、しっかりと契約内容に目を通しておくことが大切です。

オフィスの原状回復義務で注意すべきこと

原状回復

続いては、オフィスの原状回復義務での注意点についてご紹介していきます。
注意点をしっかりと理解しておくことで、管理会社とのトラブルを避けることができます。

必ず賃貸契約書を確認しておく

オフィスを退去する場合にはまず、原状回復の範囲をきちんと理解することから始まります。
詳しい範囲については賃貸契約書に書かれている内容を確認してみましょう。
必ず契約書に書かれている内容に従う必要があるため、直し忘れがないようにしてください。
また、契約書の中には原状回復工事を行う施工業者が指定されているケースもあります。
施工業者が指定されていない場合には、原状回復工事を依頼できる業者であればどんなところでも構いません。
なるべく費用を安くできるよう、様々な業者に連絡してみるのがおすすめです。

工事する場所や内容はあらかじめ貸主と相談する

契約書の内容に従う必要がある原状回復ですが、場合によっては負担箇所を少なくできる可能性もあります。
傷や使用感が少なくクロスや床など張り替えの必要がないと分かれば、貸主も余分な手間をかけたくないので、工事を不要にすることがあるのです。
相談することで工事を必要としなくなったケースもあるので、貸主に相談しオフィスの使用感を確認してもらうことをおすすめします。

スケジュールに余裕を持たせておく

退去することが決まったら早めに退去までのスケジュールを立てておきましょう。
契約期間内で退去する場合には、それまでに原状回復工事を終わらせなくてはなりません。
万が一解約日までに工事が完了していないと日割りでの賃料が発生し、余分な費用を負担することになってしまいます。
そうならないためにもスケジュールには余裕を持たせておくことが大事です。

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まとめ

今回はオフィス退去時に見かけるトラブルの一つ、原状回復義務について解説してきました。
オフィスは通常の賃貸とは異なり、契約書に従って多くの箇所が原状回復の範囲となっています。
そのため必然的に多くの費用が発生してしまうのですが、契約書をよく確認しておいたり、貸主に相談したり、さらには計画的に退去準備を進めたりと、事前の準備が整っていることで費用を安く収めることも可能です。
ぜひご紹介してきたポイントを活かしてトラブルのない終わり方で締めていきましょう。
退去がスムーズに進むと新オフィスでのやり取りもスムーズにいきます。