社員に対して様々な支援をしている企業は多く存在し、近年は福利厚生の一環として社宅の導入や住宅手当などを充実させているところもあります。
不動産会社などが管理する借り上げ住宅は、企業が直接賃貸物件契約を行って社員に貸し出す方法です。
転勤になった場合でも個人で物件探しをすることがなく、企業側も社員に対して住宅費用の支援ができます。
今回は、借り上げ社宅の基本的な内容に加えて、企業が借り上げ社宅を導入する場合のメリット・デメリットなどを解説します。
借り上げ住宅の注意点なども説明していくので、気になる方はぜひ参考にしてみてください。
目次
借り上げ社宅とは？基本から理解しよう
福利厚生の1つとして近年ますます需要が高くなっている社宅制度は、企業側と社員の双方でメリットが多い制度です。
「借り上げ社宅」を耳にしたことはあっても、他の社宅制度との違いや仕組み、特徴などがよくわからない方も多いでしょう。
まずは、借り上げ社宅の基本的な情報と、住居にまつわる福利厚生の違いについて詳しく解説します。
借り上げ社宅の特徴
借り上げ社宅とは、不動産会社から企業が物件を借り、社員に社宅として貸し出すことを指します。
企業が住宅を貸し出すといっても、実際は社員が希望の物件を選択し、企業側に手続きを依頼するケースが大半です。
住居費の一部を企業側が負担する借り上げ社宅は、社員満足度の高い福利厚生として人気があり、導入する企業も少なくありません。
社員寮など他にも企業が社員へ貸し出す住居形態はありますが、寮の場合住む場所があらかじめ決まっていることが多いです。
また、同じ企業の社員が利用するため、借り上げ社宅に比べると自由度が低い傾向にあります。
借り上げ社宅を導入する企業の共通点
転勤が多い企業や、地方に支社・営業所を持つ企業などは借り上げ社宅を導入している傾向にあります。
転勤の際に社員が慣れない土地で、不動産物件を探す手間も省けます。
また、社宅と会社の距離も近いため通勤の負担も少ないです。
海外に拠点がある企業も同様に、借り上げ社宅を多く導入しています。
海外の場合は治安なども考慮し、安心して働ける場所を提供するために借り上げ社宅を導入するケースが多いです。
借り上げ社宅と住宅手当を比較
借り上げ社宅と住宅手当の違いについても知っておきましょう。
どちらも会社からの住居にまつわる金銭的な支援ですが、契約者が異なります。
借り上げ社宅は契約者が企業であり、借りた物件を社員に貸し出す制度です。
企業側が仲介業者とのやり取りから支払いまですべて担います。
一方、住宅手当では賃貸物件などの契約者は社員本人です。
契約手続きから家賃支払いまで、すべて社員自身が行い、企業側が決めた住宅手当を給与支給時に上乗せして受け取ります。
この契約者と支払い先の違いは、税金・保険の金額にも影響してきます。
給与に上乗せされる住宅手当を受け取ると所得が上がり、その分所得税も引き上げられます。
一方、借り上げ住宅の場合は給与から社宅費用が引かれるため、逆に所得税を抑えることが可能です。
企業側も経費として節税できるため、両社にとってメリットがあると言えるでしょう。
借り上げ社宅と社有社宅を比較
社有社宅とは、企業が所有する物件を社員へ貸し出す制度を言います。
借り上げ社宅は家族構成や住む場所など、ある程度社員が希望する物件を選択できます。
しかし、社有社宅の場合は会社が保有している物件のため選択肢がほとんどありません。
社員とその家族が住むケースも多いため、社員同士の交流などに期待が持てますが、その反面自由度の低さがネックとなります。
また、築年数が経過しているケースも多いです
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借り上げ社宅を導入する企業のメリット・デメリット
借り上げ社宅について理解したところで、メリット・デメリットについても知っておきましょう。
メリット
借り上げ社宅は、企業にとって多くのメリットがあります。
どのようなメリットがあるか詳しく見ていきましょう。
節税につながる
借り上げ社宅の住宅費は、社員の給与から支払われます。
企業にとっても給与支給を減らすことは節税につながります。
また、社員の給与支給が減ることで企業が負担している社会保険料の削減にも効果的です。
求人でPRできる
借り上げ社宅の導入は、求人の際に強くアピールできる材料の1つと言えます。
求職者にとって福利厚生が充実しているのは、魅力的な企業として映るでしょう。
企業イメージが良くなり、より多くの人材を集まるようになります。
転勤する社員の負担を減らせる
転勤や海外赴任などが多い企業だと、それだけで社員や求職者にとってデメリットに感じてしまう部分もあります。
このデメリットを少しでも解消するために、現地に借り上げ社宅を準備することで社員の負担を減らせます。
不動産会社などが管理
社有社宅の場合は不動産の管理まですべて会社が手掛けることになりますが、借り上げ社宅であれば不動産会社などが管理しているため、その分の手間も減らせます。
わざわざ管理部門などを準備する必要もありません。
デメリット
借り上げ社宅を導入すると様々なメリットが得られますが、その一方でデメリットに感じてしまう部分もあります。
続いては、企業にとってデメリットとなる部分を解説していきます。
契約手続きや支払い手続きなどの手間が増える
借り上げ社宅の場合、社員の入退去時に賃貸契約の手続きや支払い手続きを行う必要があります。
社有社宅だとこうした契約手続きの手間がかかりません。
それほど入退去の頻度が多くなければ良いですが、頻繁に出入りがある業種の場合は注意が必要です。
空室になっても家賃が発生する
借り上げ社宅だと入居者が不在で1部屋空室になっていても、そこの家賃は会社が不動産会社へ支払わなければなりません。
すぐに他の社員が入居するのであれば問題ありませんが、空室期間が続いてしまった場合、家賃の支払いが無駄なコストになってしまう恐れもあります。
解約時に違約金を支払うリスクもある
万が一借り上げ社宅で長期間空室状態が続いた場合、もったいないからと解約したいと考える企業も多いでしょう。
しかし、契約時に設定された期間よりも短い期間で解約してしまうと、場合によっては違約金が発生する恐れがあります。
違約金の支払いがあるかどうか、あらかじめ重要事項説明の際に確認しておきましょう。
また、解約した場合は原状回復費用まで会社が負担しなければならない可能性も出てきます。
長期的に利用することをある程度予測できるのであれば、こうしたデメリットの心配は不要です。
しかし、万が一のことを考えて借り上げ社宅を導入するかどうか、計画を立てておくようにしましょう。
借り上げ社宅を利用する社員のメリット・デメリット
借り上げ社宅を設けることで、企業がメリットやデメリットを受けることがわかりました。
一方で、社員にはどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか？
メリット
まずは、借り上げ社宅を利用することで得られるメリットについて解説します。
物件を探す手間や面倒な契約手続きが不要
企業が借り上げ社宅を保有していると、転勤などで他の地域に引っ越した場合に物件を探す必要がありません。
通常、転勤先の地域で賃貸物件を探す必要があり、物件探しのための時間も必要です。
不動産会社を回って希望条件の物件を探して契約し、敷金や礼金などの初期費用が必要になる場合もあるでしょう。
転勤先が住んでいるところと離れていればいるほど負担は大きく、契約や手続きにも時間が必要です。
しかし、借り上げ社宅ならすでに企業が用意してくれているので、新たに物件探しや不動産手続きを行う必要がなく、手間や時間も大幅に削減できます。
初期費用もかからないので、負担軽減となるでしょう。
家賃は安い傾向にある
借り上げ社宅の家賃は社宅がある地域にもよりますが、基本的に安い傾向にあります。
これも企業によって異なる部分ですが、個人で契約するよりも安くなる傾向なのは確実です。
家賃の支払いは、借主となる企業によって支払われること、不動産会社から多くの物件を借りていることから安い傾向になっています。
家賃引き落とし用の口座を設けることもなく、家賃を安くできるのは大きなメリットでしょう。
更新料なども不要
賃貸物件を個人で借りている場合、更新手数料も必要になってきます。
更新料は、2年に1回賃貸契約を更新する際に必要な費用であり、大家さんに支払う礼金にも似た意味を持ちます。
この更新料に関しても、企業が借り上げ社宅をしている以上、個人で支払う必要はありません。
会社の規定によっては数％の天引きがあるかもしれませんが、大きな金額を請求されることはないでしょう。
節税効果が期待できる
借り上げ社宅は、社員にとっても節税効果をもたらすことになります。
節税効果が期待できる仕組みは、会社が決めた社宅の家賃を入居者の給与天引きにすることで、その部員の給与が減ってしまいます。
所得額減少に伴い、金額にあった税金や社会保険料に変わるため、節税効果になる仕組みです。
同じ金額の住宅手当を貰っている場合は給与の一部となってしまい、結果的に給与額が上がり、課税対象額も増えてしまいます。
これを考慮すれば、借り上げ社宅は従業員に対して大きなメリットになるでしょう。
デメリット
借り上げ社宅は、社員にとってもメリットが多いものです。
しかし、デメリットになる部分もあるので利用する前に必ず確認しておく必要があります。
好みの物件を選べない
本来、自分で好きな物件を選んで契約するのが賃貸物件の借り方ですが、借り上げ社宅になると会社から指定された物件に住むしかありません。
物件は会社が一括で借り上げているため、個人で他の部屋に変更することができないからです。
いくつかの物件があったとしても他の社員が住んでいれば、結果的に空いている物件への入居しかできません。
自分で選んだ物件に住みたいと考えている場合は、借り上げ社宅がデメリットに感じるでしょう。
社会保障額が減ってしまう恐れがある
福利厚生の一環として、借り上げ社宅に積極的に取り組んでいる企業もあり、地域の家賃相場に比べて安く借りられるのが特徴です。
節税効果などのメリットがある一方で、将来的に社会保障額が減少する可能性があることを知っておきましょう。
企業側も社員側も社会保険料の負担軽減が期待できる反面、金額が少ないことで将来ケガや病気になった際の給付額が少なくなるかもしれません。
退職する際に退去しなくてはならない
借り上げ社宅の場合、どんなに気に入っている物件であっても退職時には部屋の退去も早急に行わなければなりません。
ここは借り上げ社宅なので、会社を辞めたら部屋も引っ越さなければならず、転職と引越しを並行して決めていく可能性もあるでしょう。
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家賃を給与とみなされないために…賃貸料相当額はいくらに設定すべき？
借り上げ社宅では家賃を給与と判断されないために、社員が企業に一定の賃料相当額を支払う必要があります。
具体的に賃料相当額はいくらで設定するべきなのでしょうか？
ここからは賃料相当額の計算と設定方法について解説します。
家賃を給与とみなされないためには？
借り上げ住宅の家賃は給与とみなされないために、社員は賃料相当額の50％以上を支払う必要があります。
例として賃料5万円とした場合、社員は50％相当の25,000円を負担するという計算です。
もし社員が25,000円以下の金額しか支払っていない場合は、給与として課税対象となるので注意しましょう。
賃貸料相当額の計算方法
賃貸料相当額の計算方法は、以下のとおりです。
・固定資産税課税標準額×0.2％
・12円×（総床面積（㎡）÷3.3）
・敷地の固定資産税課税標準額×0.22％
上記3項目の合計で賃料相当額を計算します。
敷地と建物の固定資産税課税標準額に関しては、固定資産課税台帳や課税明細書で確認できます。
もし、社員の家賃負担を決める場合は確認しておくと良いでしょう。
借り上げ社宅を利用する際に気を付けておきたいこと
借り上げ社宅を導入すれば企業収入が得られ、求人でもPRできるので求人募集を行った際には多くの人材を集めやすくなります
様々なメリットがある借り上げ社宅ですが、魅力があるからとすぐに導入をしては失敗を招く要因となります。
実際に導入する際にはトラブルを引き起こさないためにも、以下の注意点に気を付けてください。
賃貸契約は個人でなく会社が行う
借り上げ社宅の契約は社員ではなく会社が行わなければいけません。
もし、社員個人で賃貸契約を交わした場合、借り上げ社宅だとは認められないので注意しましょう。
例え、会社側が家賃の一部のみを負担したとしても名義が個人であれば借り上げ社宅とはなりません。
契約以外にも、契約に付随する敷金・礼金・火災保険といった費用を個人で支払ってしまえば、法人契約とならないケースもあります。
万が一、借り上げ社宅と認められなければ会社側が支払った家賃分は給与とみなされます。
課税対象となる危険性があり、社員の支払う税金が増えてしまうので、賃貸契約は社員が独自に行わないよう周知させましょう。
会社は家賃のみ負担する
社員が居住する住宅の費用を会社側が支援する制度が借り上げ社宅です。
費用の対象は家賃のみとなるので、水道光熱費は会社側が負担する必要がありません。
生活費に関しては、基本的に社員個人が負担します。
会社側が水道光熱費まで支援してしまえば、その分が給与とみなされ住宅手当と同じような扱いになってしまいます。
税金や社会保険料の対象となれば、納める税金が増えてしまうので社員の負担が増加してしまう危険もあります。
借り上げ社宅では、あくまでも家賃のみを負担するようにしましょう。
社宅規定を設けておく
借り上げ社宅を導入する場合、社宅規定を事前に作成しておきましょう。
社宅規定とは、社宅を利用する社員に課すルールを指し、トラブルの防止や入居手続きをスムーズに行うために作成します。
もし、ルールを決めずに入居してしまうと、不動産会社とのトラブルを引き起こす危険性もあります。
規約に違反した場合の対処法なども明記し、トラブルを防ぎましょう。
社宅規定に関しては、以下の項目を必ず明記してください。
・入居資格
・使用料（家賃）
・負担方法
・入退去の手続き
入居資格に関しては「独身者のみが対象」「配偶者や扶養者がいる場合は○親等まで入居可能」といた制限を記載しておきます。
それ以外にも、以下のような細かな条件をプラスして、不公平さを感じさせないルールを作成しておくことが大切です。
・自宅からの通勤が難しい社員が対象
・入居希望者が多い場合は定期的に抽選を実施して決定する など
地代家賃とみなされるよう一定以上の家賃は受け取る
地代家賃とは、会社側が支払う借り上げ社宅の家賃を指し、その金額分は経費に計上することが可能です。
経費は非課税なので会社にとってはメリットとなります。
しかし、借り上げ社宅の家賃はすべて地代家賃にはならないので注意してください。
地代家賃とするためには、社員から一定以上の家賃を受け取る必要があります。
もし、会社側が家賃を全額負担、一部のみしか受け取っていない場合は家賃相当額を社員に現物支給したとみなされます。
現物支給とみなされてしまえば借り上げ社宅とはならず、家賃も非課税対象とはならないので注意してください。
国税庁は、借り上げ社宅に入居している従業員から50％以上の賃料相当額を受け取っていれば給与とはみなさないとルールを定めています。
そのため、賃料相当額が6万円の借り上げ社宅であれば、そのうちの50％となる3万円を社員は負担する必要があります。
「1万円しか払っていない」となれば、差額の5万円が給与とみなされ課税対象となってしまいます。
地代家賃とみなされるためにも、社員から受け取る賃料には十分に気を付けましょう。
借り上げ社宅で起こり得る問題点とは？4つの事例を解説
借り上げ社宅を導入するとしても、部屋探しから入居まで、様々な手順を踏む必要があるので手間がかかります。
日常業務と併せて進める必要があるので、スムーズに導入し運用をしていくためにも、起こり得る問題点を把握しておきましょう。
社宅の導入を考えているなら、ぜひ参考にしてください。
手間に関する問題点
人事異動によって借り上げ社宅への引越しが決まれば、社宅管理担当者は物件探しから始める必要があります。
その際、ポータルサイトで物件探しを行う担当者も多いです。
ポータルサイトは多くの物件が掲載されているので希望に見合う物件を探す際に有効な手段です。
しかし、掲載されている物件は物件ごとに管理会社が違います。
希望する物件が見つかった際には、引越しを決めた社員ごとにそれぞれ違う管理会社に問い合わせを行う必要があります。
希望する物件が出てこない場合、希望に見合う物件がないか不動産会社に相談する必要もあります。
大きな手間がかかってしまうので、日常の業務に支障が出る可能性もあります。
入居日のタイミングに関する問題点
不動産会社にも繁忙期があり、社宅探しと時期が重なれば思うように物件探しが進まない可能性もあります。
企業の決算時期も同じような時期になるので、社宅管理担当者の業務も増えてしまいます。
スムーズに物件探しが進まなければ、希望した入居日に間に合わない危険性もあります。
入居希望日に間に合わなければ、遠方にある自宅から通勤してもらうほか、ホテルに滞在してもらう必要があり、その分のコストがかかってしまいます。
経理・社内稟議に関する問題点
社宅に申し込みをすると入居審査が行われます。
入居審査に合格すれば入居をするためにも初期費用の支払いが必須です。
支払いは物件や管理会社によって違いがあり、中には振り込みまでの期間が短いケースもあります。
支払いまでの期間が短いと、業務に追われた担当者では大きな負担となってしまいます。
焦ってしまえば送金ミスが起こる可能性もあるので注意してください。
契約書のチェックに関する問題点
物件を契約する際は様々な書類を作成し、社員に提出してもらう必要があります。
・賃貸契約書
・重要事項説明書
・火災保険
それぞれの書類で署名・捺印が必要なものもあり、捺印を忘れてしまうと再度提出してもらうなどの手間がかかります。
専門的な不動産用語の多い契約書をすべてチェックする作業は、社宅担当者にとって苦労を伴う仕事です。
不動産に関する知識を取得すれば、よりスムーズに業務を進められます。
社宅代行サービスの活用で問題を解消！
借り上げ社宅を導入すると、会社側の業務負担が増える点がデメリットです。
不動産に関する知識を習得すれば効率的に業務を進められますが、日常的な業務が疎かになる可能性もあり、難しいと考える人も多いです。
少しでも社宅担当者の負担を減らすために、「社宅代行サービス」の活用を検討してみましょう。
社宅代行サービスとは？
社宅の管理に関わる業務を会社の代わりに行ってもらうサービスが社宅代行サービスです。
社宅担当者の業務負担を減らすことができ、コスト削減にも役立ちます。
また、社宅代行サービスには「事務代行方式」と「転貸方式」があるのも特徴です。
・事務代行方式
契約の手続きや賃料の支払いなど、事務的な業務を委託します。
ただし、賃貸借契約の締結と借主の負う義務は会社側で取り扱います。
・転貸方式
委託会社が借主となって社宅管理の業務を行います。
社宅管理におけるほぼすべての業務を代行してもらえるので、手間をかけずに借り上げ社宅を導入できます。
社宅代行サービスでできること
社宅代行サービスが提供している業務内容をチェックしていきましょう。
物件探し
異動などで引越しが必要になった社員の要望を聞き、物件情報の収集や提供を会社の代わりに代行サービス会社が行います。
詳しい内容としては以下のとおりです。
・全国にある提携不動産会社から物件情報を提供してもらう
・社宅規定に基づいた物件情報を提供する
・入居者の希望に見合った物件を提供する
・希望に見合った物件に関する見積もりの要請
・希望する物件の下見を手配する
・物件の引越しの手配
入居者との契約手続き
希望に見合った物件が見つかった際には契約手続きも代行してくれます。
・希望する物件の申し込み
・契約条件のチェック
・契約書や重要事項説明書への署名や捺印を代行する
・契約書類の回収
・一時金の立て替え払い
・入居者に物件の鍵を受け渡す
これらの作業も代行サービスが実施してくれます。
転貸方式であれば、管理会社や家主との家賃交渉を代行してくれるサービスもあります。
支払い業務
社員の給与控除も関係しているため賃金の支払いは複雑となっています。
給与にミスがあれば法的問題に発展する危険性もあるので、代行サービスを活用して業務を整理すると会社側の負担も少なくなります。
・新規契約の際の代金の支払い
・更新料や更新手数料の支払い
・毎月の家賃の支払い
・解約時にかかった修繕費用の不足分の支払い
こうした雑務を代行してくれるため、余計な業務を増やさずに借り上げ社宅が導入できます。
更新手続き
借り上げ社宅の更新時にも様々な業務が必要です。
・更新時期が来ることの連絡
・更新条件の精査
・更新料の立て替え払い
・更新料の支払いの代行
・更新契約書類の作成
・更新書類の回収や保管
更新時に行われる一連の流れを代行サービスが行ってくれるので便利です。
解約手続き
借り上げ社宅を解約する際にも様々な手続きが必要です。
・解約の申し込み
・管理会社へ解約を伝える
・鍵を返却する
・原状回復費用の精査や交渉
・解約書類の作成や提出
管理会社との原状回復費用に関する交渉では、専門的な知識が必要となるケースもあるので、代行サービスに依頼をすればスムーズに交渉でき、業務の負担も省けます。
その他様々な業務
入居精算明細や更新時精算明細など、社宅管理では税務署に提出が必要な資料の作成も必要です。
正しい資料を作るためにも、代行サービスを利用すれば手間なく作成できます。
その他にも、社宅内で起こるトラブルや入居者からの問い合わせも受け付けてくれます。
入居した後の対応まで行ってくれるので、社宅に入居した社員の暮らしの満足度も上げてくれます。
社宅代行サービス業者を選ぶ際のポイント
様々な業務を代行してくれる社宅代行サービス業者ですが、それぞれの会社でサービス内容に違いがあります。
自社に合う業者を見つけるためにも、サービス内容を隅々まで確認しましょう。
代行サービス業者を選ぶ際のポイントを解説していきます。
実績や取り扱い物件数は多いか
社宅代行サービスが取り扱っている物件数が多ければ多いほど、社員が希望する物件を探しやすくなります。
また、これまでに手掛けた実績の多さも重要です。
実績が多ければ満足度が高く信頼を得ている証拠でもあります。
公式ホームページをチェックすると、実績の高さを記載してある業者も多くあるので、契約をする前に確認してみましょう。
自社に合った提案をしてくれるか
会社によって借り上げ社宅に関する課題は異なります。
会社の状況を把握し、改善案を導き出して提案してくれる業者であれば、より業務を効率化しながら借り上げ社宅の導入が進められます。
分析力や提案力のある代行サービス業者を探しましょう。
充実したサービスがあるか
前述したように、社宅代行サービス会社によるサービス内容は業者によって違います。
自身の会社の業務を軽減し、コストを削減するためにも、充実したサービスのある業者を選びましょう。
業務体系やコーポレートガバナンスなどに問題はないか
社員の住まいを確保するだけが目的ではありません。
社宅代行サービスでは、家族の個人情報や財産も預かります。
守秘義務やコーポレートガバナンスがしっかりとした業者でなければ、安心して依頼できません。
どういった仕組みで個人情報を取り扱っているのか、あらかじめ代行サービス会社に確認しておきましょう。
まとめ
借り上げ社宅を導入すれば、自社で働く社員だけではなく会社側にも様々なメリットがあります。
しかし、手間や負担が多くなるので社宅担当者の業務が逼迫する可能性もあります。
日々の業務に負担を与えないためにも、社宅代行サービスの活用を検討してみてください。
負担やコストを軽減しながら借り上げ社宅を導入できます。
